Để có một buổi lễ hoàn hảo, thì trong đó có rất nhiều sự hy sinh thầm lặng nhưng cũng không ngoài sự chỉ đạo của Ban tổ chức. Dưới đây là một số hình ảnh điển hình cho những công tác đã không kém phần làm nên sự thành công của Hội thảo.